Zpracování osobních údajů a GDPR

Informace k nařízení evropského parlamentu - GDPR - (v platnosti od pátku 25. května 2018).

Co je GDPR?

GDPR (Obecné nařízení o ochraně údajů) je nová direktiva EU, která definuje pravidla, jak společnosti musí zacházet s osobními údaji občanů EU. GDPR je v platnosti od 25. května 2018, kdy všechny společnosti musí být v souladu s GDPR.

Pokud se zajímáte přímo o GDPR, zde a zde najdete detailní informace. Obzvlášť užitečné je pročíst si FAQ a zjistit si, co vše spadá pod osobní údaje v rámci definice GDPR. Na dané stránce jsou popsána i další témata.

Jsou společnost ELETUR s.r.o. a její internetové obchody v souladu s GDPR?

Ano. Ochrana osobních údajů je naši prioritou po celou dobu našeho fungování od vzniku v roce 2010. Naše internetové obchody jsou v souladu s GDPR a jsme připraveni kdykoliv vyhovět požadavkům souvisejícím s právy, které vám GDPR nově přináší.

1. Právo na přístup k osobním údajům, jejich opravu či doplnění
   • Po přihlášení máte možnost si zobrazit a editovat vaše osobní údaje (adresy, jméno, kontaktní údaje & souhlas se zasíláním novinek (newsletter)).
     • Změna informací o účtu (jméno, příjmení, e-mail, telefon)
     • Správa dodacích a fakturační adres
     • Přihlášení k odběru newsletteru (přihlásit & odhlásit)
2. Právo na výmaz / omezení zpracování
   • Na žádost (*) vám zrušíme váš účet a vymažeme (či anonymuzujeme) data o vás. Jedinou vyjímkou jsou daňové doklady, které musíme ze zákona uchovávat po dobu 10 let.
3. Právo na přenositelnost údajů
   • Na žádost (*) vám zašleme export vašich údajů ve formátu CSV/XLSX.

* Žádost k bodu 2 a 3 můžete provést prostřednictvím kontaktního formuláře, emailu či telefonního čísla uvedeného na této stránce. Pracujeme na modulech do e-shopu, které vám po přihlášení umožní realizovat automaticky body 2 a 3 bez nutnosti nás kontaktovat.

Jaké osobní údaje společnost ELETUR s.r.o. zpracovává a za jakým účelem?

1. Zpracováváme osobní údaje o uživatelích a zákaznících, které nám sami poskytují. Primárně jsou zpracovávány osobní údaje, které nám sami poskytnete při registraci nebo při vytvoření Vaší objednávky.
   • Jedná se o: titul, jméno, příjmení, adresa, identifikační číslo (IČ), daňové identifikační číslo (DIČ), telefonní číslo, e-mailové spojení, údaje o bankovním spojení (dále jako „Osobní údaje“).
   • Zároveň se sbírají i  technické údaje typu: IP adresa, typ použitého zařízení a prohlížeče, rozlišení obrazovky a další.
2. Údaje z Cookies
   • Prodávající může při návštěvě Internetového obchodu ukládat na počítač Kupujícího tzv. „cookies“ za účelem zlepšení procesu nákupu a kvality služeb.
   • Pro lepší cílení reklamy a propagace zpracováváme při využití cookies údaje o návštěvě webových stránek, prohlížených produktech a další aktivitě na webových stránkách.
   • Kupující s ukládáním „cookies“ souhlasí. Kupující může souhlas s ukládáním „cookies“ kdykoliv odvolat, resp. může ukládání „cookies“ odmítnout prostřednictvím nastavení svého internetového prohlížeče.

Jak společnost ELETUR s.r.o. nakládá s osobními údaji a kdo k nim má přístup?

• Veškeré osobní údaje v elektronické formě jsou uloženy v databázích a systémech, k nimž mají přístup pouze osoby, které potřebují s osobními údaji bezprostředně nakládat pro účely uvedené v těchto pravidlech, a to pouze v nezbytném rozsahu.
• Přístup k těmto osobním údajům je chráněn heslem a firewallem. Zabezpečení osobních údajů je ze naší strany pravidelně testováno a ochranu průběžně vylepšujeme.
• Společnost chrání osobní informace pomocí nejnovějších průmyslových standardů a bezpečnostních opatření. 
• Používáme šifrování SSL / TLS a vše běží na zabezpečeném protokolu HTTPS.
• Všichni naši zaměstnanci, kteří mají k osobním údajům přístup, procházejí školením na bezpečnost dat a podepísují dohodu o mlčenlivosti.
• Osobní údaje jsou primárně uloženy v České republice.

Společnost ELETUR s.r.o. využívá dílčí zpracovatele osobních údajů, kteří dle povahy mají či mouhou získat k osobní údajům. Kompletní seznam dílčích zpracovatelů je zde k dipozici:

1. ACTIVE 24, s.r.o. Sokolovská 394/17 186 00 Praha 8, IČ: 25115804 DIČ: CZ25115804
2. Smartsupp s.r.o. Milady Horákové 13 602 00 Brno, IČ: 03668681 DIČ: CZ03668681
3. Heureka Shopping s.r.o. Karolinská 650/1 186 00 Praha 8 – Karlín, IČ: 02387727 DIČ: CZ02387727

1.1 Využíváme Active 24 virtual server hosting (web, email, databáze). Informace ohledně technické kvality a zabezpečení jsou k dispozici zde.

1.2 Využíváme službu Smartsupp Chat pro poskytování zákaznické podpory. Sdílíme a zpracováváme zejména tyto údaje: IP adresa, jméno, email po dobu maximálně 3 měsíců. 

1.3 Využíváme službu Ověřeno zákazníky od spoelčnosti Heuréka. Sdílíme výhradně e-mailové adresy, použité v rámci nákupů na stránkách internetového obchodu, provozovateli portálu Heureka.cz za účelem generování a zasílání dotazníků spokojenosti s nákupem v rámci programu Ověřeno zákazníky, do něhož je náš internetový obchod zapojen.

1.4 Využíváme standardní software Microsoft a Google (např. MS Office a Google Docs) a vzhledem k této skutečnosti mohou osobní údaje zpracovávat společnosti Google a Microsoft.

1.5 Nástroje pro online marketing:

• Facebook, Inc. 
• Seznam, a.s.
• Google LLC
• Instagram

1.6 Přepravní společnosti a zajištění distribuce zboží.

• Direct Parcel Distribution CZ, s. r. o.
• Zásilkovna s.r.o.

Před zapojením jakékoli dílčího zpracovatele třetí strany vyhodnocujeme jejich postoj k bezpečnosti a ochraně soukromí. 

Vzhledem k tomu, že se naše podnikání rozvíjí, může se změnit seznam dílčích zpracovatelů, které využíváme. V takovém případě nové dílčí zpracovatele uvedeme v seznamu výše uvedeném.

Telefonická komunikace, zvukové záznamy a přepisy hovorů

Společnost ELETUR s.r.o. může v odůvodněných případech pořizovat zvukové záznamy příchozích a odchozích telefonických hovorů vedených se zákazníky, dodavateli, obchodními partnery a dalšími osobami.

Předmětem zpracování může být zejména zvukový záznam hovoru, hlas volajícího, telefonní číslo, datum a čas hovoru, identifikace objednávky nebo obchodního případu, obsah sdělených požadavků, pokynů a dalších skutečností souvisejících s obchodním vztahem.

Účely pořizování a zpracování záznamů

Zvukové záznamy a jejich přepisy mohou být zpracovávány zejména za účelem:

• přesného zachycení požadavků, pokynů a prohlášení účastníků hovoru;
• vyřízení objednávky, reklamace, servisního požadavku nebo technické podpory;
• doložení uzavření smlouvy, změny objednávky, storna nebo jiného obchodního pokynu;
• předcházení sporům a řešení případných rozporů o obsah komunikace;
• ochrany práv a oprávněných zájmů společnosti ELETUR s.r.o.;
• určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků;
• doložení průběhu komunikace před soudem, správním orgánem, kontrolním orgánem nebo jinou oprávněnou institucí;
• kontroly kvality zákaznické a technické podpory;
• školení pracovníků a zlepšování interních postupů, zpravidla s využitím anonymizovaných nebo pseudonymizovaných výstupů;
• vytváření písemných shrnutí a přepisů telefonické komunikace.

Právním základem zpracování je podle konkrétní situace zejména:

• čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR, je-li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy nebo pro provedení opatření před uzavřením smlouvy;
• čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, je-li zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti;
• čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy oprávněný zájem společnosti na přesném doložení obchodních pokynů, zajištění kvality služeb, předcházení sporům a ochraně nebo obhajobě právních nároků.

Souhlas volajícího proto nemusí být jediným možným právním základem zpracování. Vždy však posuzujeme nezbytnost, přiměřenost a rozsah zpracování s ohledem na práva a oprávněné zájmy dotčených osob.

GDPR vyžaduje zákonnost, transparentnost, omezení účelu, minimalizaci údajů a omezenou dobu uchování. Při použití oprávněného zájmu musí být současně popsán konkrétní oprávněný zájem správce.

Informování o nahrávání hovoru

Pokud volající nesouhlasí s nahrávaním hovoru, prosíme aby využil jiné možnosti komunikace s námi (e-mial, datováschránka). Ke komunikaci s námi telefonem ho nenutíme. e-mailovou, písemnou nebo jinou dostupnou formu komunikace.

Přepisy, automatizované nástroje a umělá inteligence

Zvukové záznamy mohou být převáděny do textové podoby, jazykově zpracovávány, tříděny nebo shrnovány prostřednictvím interního softwaru nebo nástrojů využívajících automatizované zpracování či umělou inteligenci.

Tyto nástroje mohou být použity například k vytvoření přepisu hovoru, přesnému zachycení pokynů, přípravě následné písemné komunikace, vyhledání technických požadavků nebo sestavení chronologického přehledu obchodního případu.

Automatizované nástroje samy nerozhodují o právech nebo povinnostech zákazníka a jejich výstupy mohou být před dalším použitím kontrolovány odpovědnou osobou.

Pokud je při zpracování využíván externí poskytovatel, vystupuje podle okolností jako zpracovatel osobních údajů a je smluvně zavázán k ochraně údajů. 

Anonymizované využití

Záznamy, přepisy nebo jejich části mohou být po odstranění identifikačních údajů využity pro interní školení, statistiku, kontrolu kvality, tvorbu vzorových situací a zlepšování služeb.

Za anonymizované údaje se považují pouze informace upravené tak, aby dotčenou osobu již nebylo možné přímo ani nepřímo identifikovat za použití rozumně dostupných prostředků. Pouhé odstranění jména nemusí představovat úplnou anonymizaci, pokud lze osobu určit podle hlasu, telefonního čísla, objednávky nebo okolností hovoru.

Na skutečně anonymní informace, z nichž již nelze určit konkrétní fyzickou osobu, se pravidla GDPR nevztahují.

Doba uchování

Běžné zvukové záznamy telefonických hovorů jsou uchovávány po dobu nejvýše 180 dnů, není-li v konkrétním případě nezbytná delší doba.

Pokud se záznam vztahuje ke spornému obchodnímu případu, reklamaci, pohledávce, hrozícímu nebo probíhajícímu řízení, může být uchováván po dobu nezbytnou k vyřízení věci a dále po dobu trvání příslušných promlčecích, reklamačních nebo archivačních lhůt.

Po uplynutí příslušné doby je záznam vymazán, nebo je nevratně anonymizován.

Příjemci záznamů

K záznamům mají přístup pouze pověření pracovníci společnosti a smluvní poskytovatelé technických, právních, účetních, cloudových nebo informačních služeb, pokud je jejich přístup nezbytný.

Záznam může být v nezbytném rozsahu předán také právnímu zástupci, pojišťovně, soudu, správnímu nebo kontrolnímu orgánu, orgánu činnému v trestním řízení nebo jiné oprávněné instituci, zejména je-li to nutné pro ochranu práv společnosti nebo třetích osob.

Záznamy nejsou bez právního důvodu zveřejňovány ani poskytovány neurčitému okruhu osob.

Práva dotčených osob

Dotčená osoba má v rozsahu stanoveném GDPR zejména právo požadovat přístup k osobním údajům, jejich opravu, omezení zpracování nebo výmaz a vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.

Námitka neznamená automatické vymazání záznamu. Společnost může ve zpracování pokračovat, pokud prokáže závažné oprávněné důvody převažující nad právy dotčené osoby nebo pokud je záznam nezbytný pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

V souvilosti s GDPR jsme zároveň aktualizovali naše Obchodní podmínky, sekci ‚Ochrana osobních údajů a soukromí‘.

V případě dotazů nás neváhejte kontaktovat.

Za skupinu internetových obchodů Eletur (.cz/.sk), Apexis(.cz/.sk), ProdejIPkamer(.cz), Zoneway (.cz), Eonboom (.cz) a Sebury (.com.cz), Ing. Václav Turek, jednatel společnosti Eletur s.r.o.

V Dolní Lukavici, dne 22.05.2018